Síndico: 5 Dicas Para Ter Uma Gestão De Tempo Ótima

Síndico: 5 Dicas Para Ter Uma Gestão De Tempo Ótima

Manter uma boa gestão de tempo é algo fundamental na vida de todo o síndico que queira ter ótimos resultados na sua rotina diária.

O fato é que economizar uma boa dose de tempo não é mais uma opção, mas sim, uma grande e evidente necessidade. Afinal, quem nunca pensou na possibilidade de o dia ter mais do que 24 horas?

Além disso, ter uma gestão de tempo eficiente ajuda o síndico a ter a energia necessária para para pensar em formas de reduzir a taxa de condomínio, como vimos neste outro post do nosso blog.

Adianto também que ter uma parceria com uma ótima administradora de condomínios ajuda muito a poupar tempo com tarefas operacionais e ter uma melhor organização. Saiba como escolher uma boa administradora para seu condomínio neste outro post.

Sendo assim, quanto melhor for essa gestão, melhor poderá ser a produtividade e a qualidade dos serviços prestados.

Entretanto, isso não está associado a fazer tudo de forma mais acelerada. Não é nada disso! O caminho consiste em justamente entender como gerenciar melhor o seu tempo com técnicas eficientes!

Quer saber como? Então você está no caminho certo. Isso porque escolhemos algumas dicas que podem ser extremamente valiosas, principalmente se tratando das rotinas e obrigações de um síndico. Confira agora!

 

Dica 1 – Tenha Um Momento Específico Na Semana Para Organizar O Que Será Feito

Síndico: 5 Dicas Para Ter Uma Gestão De Tempo Ótima

Uma boa dica é destacar ao menos um período da semana, preferencialmente em seu início, para atualizar e revisar a plataforma, mantendo assim as suas atividades e prioridades devidamente em dia.

Isso lhe ajudará a ter uma visão mais ampla a respeito do que deverá ser realizado. Dessa forma, você pode evitar que casos mais emergenciais acabem ficando de lado e gerar conflitos.

 

Dica 2 – O Síndico Deve Selecionar Uma Ferramenta Para Gestão De Tarefas

Há muitas ferramentas nos dias atuais que ajudam o síndico a manter uma melhor gestão de tempo em meio às suas atividades cotidianas!

Mas, se você está em dúvidas sobre qual efetivamente pode adotar de forma a ter melhores resultados, há uma em especial que é mais recomendada – o Todoist!

Essa é uma ferramenta disponível para diversos sistemas de caráter operacional. Sendo assim, é uma ótima alternativa para quem está querendo organizar melhor suas tarefas e ter uma visão mais objetiva sobre tudo!

O Todoist é uma ferramenta bastante eficiente, mesmo na versão gratuita. Ela permite que se tenha amplo acesso a todos os afazeres, sendo que isso pode ser feito de qualquer lugar em qualquer momento!

Portanto, é uma ferramenta totalmente online, ou seja, consiste em um aplicativo que permite o compartilhamento de suas principais tarefas com os demais membros de sua equipe! Assim sendo, essa ferramenta pode ser de fato uma grande aliada para o síndico de um condomínio.

Outro detalhe que chama atenção, é que a interface da Todoist é bastante intuitiva. Portanto ajuda a fazer com que suas funcionalidades sejam fáceis de gerenciar!

 

Dica 3 – Anote Assim Que Possível

Seguindo ainda o conceito do primeiro item, ou seja, usando uma ferramenta como a Todoist, é importante que o síndico tenha o cuidado e disciplina em manter o app atualizado e organizado. Sempre que surgir uma nova ideia de tarefa, não deixe na sua cabeça, pois será natural esquecê-la durante a rotina de vários afazeres. 

Dessa forma, essa dica é que você registre a tarefa no Todoist, mesmo se não for para executá-la no momento, pois assim você gera o registro que poderá ser acessado no seu próximo momento de organização das tarefas da semana como veremos na próxima dica.

 

Dica 4 – Estabeleça O Que É Mais Prioridade (Matriz Eisenhower)

Já ouviu falar sobre a Matriz Eisenhower? Pois, se a sua resposta foi não, saiba que essa uma técnica de gestão de tempo realmente eficiente para poder organizar e ainda estabelecer todas as prioridades do condomínio!

Por meio dela, o síndico será capaz de categorizar seus afazeres considerando o total de 4 categorias distintas!

Sua aplicação ainda contribui para entender como priorizar o trabalho e ainda gerenciar melhor o tempo!

Os quadrantes da Matriz de Eisenhower são:

  • Urgente e muito importante – Deve ser realizado o quanto antes. Exemplo: as câmeras de segurança deixaram de funcionar por pane no sistema. É preciso arrumar agora!
  • Importante, porém não urgente – Ideal para tarefas de médio e longo prazo. Exemplo: execução da obra da piscina, que irá melhorar o patrimônio do condomínio.
  • Urgente, porém não importante – Isso pode ser associado a ligações, reuniões, e-mail e demais problemas pontuais por parte dos moradores que tentaram uma comunicação com o síndico! Exemplo: preparar convocação para a assembleia do condomínio que será daqui algumas semanas. Seria possível pedir ajuda para algum conselheiro?
  • Não urgente e não importante – Exemplo: receber uma empresa interessada em vender louças novas para o salão de festas, sendo que o condomínio já está bem equipado.

 

Dica 5 – O Síndico Deve Pedir Ajuda E Até Mesmo Saber Delegar Quando Necessário!

Saber delegar pode ser o ponto de partida para manter uma excelente gestão de tempo!

Isso porque, quando um síndico tenta centralizar tudo para si, pode não somente comprometer seu rendimento, como também, acabar não fazendo o que é necessário no prazo ideal!

Ademais, ao adotar todos os pontos citados no decorrer desse conteúdo, certamente será possível atribuir uma maior produtividade e ainda fazer com que a rotina do síndico seja muito mais promissora!

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